Wie berechne ich Nebenkosten als Vermieter? Anleitung & Tipps

Sie bringt Vermietende an die Grenzen ihrer Geduld: die Nebenkostenabrechnung. Auch wenn sie eine zeit- und nervenraubende Aufgabe ist, muss sie doch mindestens einmal jährlich erstellt werden. Dabei entstehen häufig Fehler, denn bei der Aufstellung aller relevanten Kosten ist gibt es einige Regelungen und Anforderungen zu beachten.

Fällt die Nebenkostenabrechnung fehlerhaft aus, ist das für dich als vermietende Person ärgerlich – Nachzahlungen können so nur schwer eingefordert werden. Wie du Nebenkosten korrekt abrechnest und was du dabei beachten solltest, erfährst du in diesem Artikel.

1. Nebenkosten, Betriebskosten und Instandhaltungskosten – was gehört dazu?

Nebenkosten sind ein Überbegriff für all jene Kosten, die im Rahmen der Bewirtschaftung einer Immobilie entstehen. Darunter fallen beispielsweise die Betriebskosten, die Instandhaltungskosten und auch die Verwaltungskosten des Gebäudes.

Betriebskosten bezeichnen hingegen nur die Kosten, die dem Inhabenden der Immobilie regelmäßig durch die laufende Nutzung des Gebäudes anfallen. Das sind beispielsweise Ausgaben für Warmwasser, Müllbeseitigung, Hausmeisterkosten oder auch Kosten für die Grundsteuer.

Davon grenzen sich wiederum die sogenannten Instandhaltungskosten ab, die einmalige Ausgaben für die Immobilie darstellen und somit nicht zu den Betriebskosten zählen. Darunter fallen Kosten wie einmalige Reparaturen, ein einzelner Schädlingsbekämpfungs-Einsatz oder auch eine einmalig anfallende Reinigungsmaßnahme innerhalb des Grundstückes.

2. Welche Nebenkosten kann ich auf den Mietenden umlegen?

Grundsätzlich kannst du als Vermieter oder Vermieterin ausschließlich anfallende Betriebskosten auf den Mietenden umlegen. Welche Kosten genau dazu gehören, ist in der Betriebskostenverordnung genau geregelt. Hier findest du eine Übersicht aller umlegbaren Kosten:

• Anfallende Kosten der Wasserversorgung
• Kosten für Warmwasser und Heizung
• Entwässerungskosten
• Betrieb eines Fahrstuhls oder Lastenaufzugs
• Müllabfuhr und Straßenreinigungskosten
• Kosten für Schornsteinfeger und Gebäudereinigung
• Kosten für Beleuchtung von Außenbereich und Hausflur
• Grundsteuerkosten
• Gartenpflege
• Sach- und Haftpflichtversicherung
• Betrieb eines Waschkellers
• Hauswartskosten
• Sonstige Betriebskosten wie die Wartung von Rauchmeldern oder eine Trinkwasseranalyse

Welche Nebenkosten du auf die Mietperson umlegst, solltest du bestenfalls bereits im Mietvertrag genau festlegen. Dieser sollte deshalb vollständig und fehlerfrei sein. Wenn du dir nicht sicher bist, wie du einen Mietvertrag sinnvoll aufsetzt, kommt eventuell auch eine Immobilienmakler Vermietung für dich in Frage. So kannst du sicherstellen, dass die Vermietung korrekt abläuft und der Vertrag inhaltlich vollständig und rechtens ist. Wichtig: Vor allem die „sonstigen Betriebskosten“ sollten im Mietvertrag genau aufgeschlüsselt und genannt werden, ansonsten dürfen diese eventuell nicht umgelegt werden. "Gängige" Betriebskosten müssen in der Regel nicht einzeln spezifiziert werden.

3. Welche Nebenkosten können nicht auf die Mietperson umgelegt werden?

Einige Nebenkosten, welche nicht unter die Betriebskosten fallen, können nicht von der vermietenden Person auf den Mietenden umgelegt werden. Dazu gehören:

• Einmalige Reparaturkosten wie eine Heizungsreparatur oder der Austausch einer Dachrinne
• Kosten, die bei der Verwaltung der Mietobjekte anfallen
• Kosten für den Steuerberater oder die Mietrechtsschutzversicherung
• Andere Versicherungsleistungen wie Umweltschäden
• Kosten für die Neuanlegung eines Gartens oder Schuppens auf dem Grundstück
• Erbbauzinsen

Gibst du diese Kosten als vermietende Person an den Mietenden weiter, gilt die Nebenkostenabrechnung als unzulässig und entsprechende Nachzahlungen müssen nicht beglichen werden.

4. 5 Tipps für die Berechnung von Nebenkosten als Vermieter

Auch bei einer fehlerhaften Kostenberechnung gilt die Nebenkostenabrechnung als fehlerhaft und damit ungültig. Damit dir das nicht passiert, haben wir für dich die wichtigsten Tipps gesammelt:

4.1. Transparente Kostenaufstellung

Eine Nebenkostenabrechnung sollte für die Mietperson vollständig, nachvollziehbar und transparent sein. Damit die Abrechnung auf ihre Richtigkeit überprüft werden kann, muss sie unbedingt folgende Informationen enthalten:

• Jeden einzelnen Kostenpunkt
• Die Gesamthöhe der Betriebskosten
• Den Anteil der Kosten, welche der Mietende übernehmen soll
• Den genauen Abrechnungszeitraum
• Den Verteilerschlüssel
• Eventuell geleistete Vorauszahlungen

4.2. Der passende Umlageschlüssel verwenden

Jeder Kostenabrechnung, die nicht exakt einer Mietpartei zugerechnet werden kann, muss ein entsprechender Umlageschlüssel zugrunde liegen, der die jeweiligen Kosten für die Mietparteien festlegt. Hier solltest du genau überprüfen, ob alle Parameter beachtet werden – denn beim Entdecken eines fehlerhaften Verteilerschlüssels können Mietende die Nachzahlung verweigern.

Für die korrekte Ermittlung des Umlageschlüssels ist oftmals die genaue Berechnung der jeweiligen Wohnfläche ausschlaggebend. Dabei müssen auch Dachschrägen, Fenstersimse, Balkone und Wintergärten mit in die Berechnung einbezogen werden. Nur so kannst du sicherstellen, dass die richtige Quadratmeteranzahl ermittelt wird und der Verteilerschlüssel für jede Wohneinheit passend ist.

Für Gebäude, die mit einer Zentralheizung oder mit Fernwärme versorgt werden, gilt außerdem die Heizkostenverordnung. Darin enthalten ist eine Aufschlüsselung, welche der Vermieter bei der Berechnung der Heizkosten und der Unterscheidung zwischen tatsächlichem Verbrauch und Wohnungsgröße (also der Wohnfläche) ansetzen darf. Zumeist werden als sogenannter Verteilerschlüssel mindestens 50, höchstens 70 Prozent der gesamten Heizkosten verbrauchsabhängig auf die Mieter umgelegt. Für einige ältere Gebäude gilt eine Sonderregelung, nach der die Heizkosten zu 70 Prozent nach Verbrauch umgelegt werden müssen.

4.3. Ausschließlich wirtschaftliche Leistungen abrechnen

Besonders wichtig für eine unanfechtbare Nebenkostenabrechnung ist die Voraussetzung, dass alle dort genannten Kosten notwendig und wirtschaftlich sind. Natürlich sind einige Kosten, wie die Müllentsorgung, feststehende Parameter. Als vermietende Person hast du aber die Pflicht, keine unnötigen Kosten zu verursachen, energiesparende Alternativen zu präferieren und stets einen günstigen Dienstleister zu engagieren. Auch überhöhte Gehälter für Hauswart oder Reinigungskräfte sind nicht zulässig und können die Einlegung eines Widerspruchs bedeuten.

Möchtest du dich selbst im Haus engagieren und beispielsweise den Garten auf Vordermann bringen, kannst du diese Kosten selbstverständlich umlegen – jedoch solltest du auch hier darauf achten, höchstens Kosten in einer Höhe abzurechnen, die preiswerte Dienstleister für die entsprechende Leistung in Rechnung stellen würden.

4.4. Den Abrechnungszeitraum beachten

In der Regel beträgt der Abrechnungszeitraum für eine Kostenaufstellung zwölf Monate. In Ausnahmefällen, wie beispielsweise bei einem Mietwechsel, kann dieser Zeitraum auch kürzer ausfallen – länger darf er jedoch in keinem Fall sein. Es gilt: In der Kostenaufstellung dürfen wirklich nur Kosten auftauchen, die innerhalb des Abrechnungszeitraums angefallen sind. Zu welchem Monat dieser Zeitraum beginnt, ist dabei irrelevant.

4.5. Die Abrechnungsfrist einhalten

Du solltest die Abrechnung keinesfalls zu lange aufschieben, denn es gilt eine Frist von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums, innerhalb derer die Nebenkostenabrechnung beim Mietenden eingehen muss. Wird diese Frist nicht eingehalten, ist die Abrechnung unzulässig und Forderungen sind nur schwer durchzusetzen.

5. Video: So erstellst du eine Nebenkostenabrechnung

Länge: 17 Minuten

7. Fazit: Die Nebenkostenabrechnung solltest du nicht auf die leichte Schulter nehmen

Eine Nebenkostenabrechnung kann ganz schön kompliziert werden. Ehe man sich versieht, schleichen sich Fehler ein und die gesamte Kostenaufstellung wird unwirksam. Damit dir das nicht passiert, solltest du genau Bescheid wissen, welche Kosten du auf Mietpersonen umlegen kannst. Indem du diese Vereinbarung bereits im Mietvertrag festhältst, sparst du dir unnötige Diskussionen mit den Mietenden. Zudem ist eine transparente, vollständige Kostenabrechnung notwendig, die auch von Laien nachvollzogen und geprüft werden kann.

Hältst du dich jetzt noch an die wichtigen Fristen und achtest stets auf die Wirtschaftlichkeit der Kosten, steht der korrekten Nebenkostenabrechnung nichts mehr im Weg.

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