Was genau macht eine Immobilien-Vermögensverwaltung?

Das abwechslungsreiche Aufgabenfeld einer Immobilien-Vermögensverwaltung

Vermögend sein ist die eine Sache, sich der Verwaltung des Vermögens zu widmen eine andere. Nicht jeder möchte sich damit befassen oder fühlt sich kompetent dazu. Also delegiert man das Management dazu in professionelle Hände, während man sich mit anderen Dingen beschäftigen kann - oder mit gar nichts.

Es ist ja auch nicht so, dass der Umgang mit Vermögenswerten jeden gleichermaßen fasziniert, selbst wenn man ein eigenes Interesse am Erhalt und an der Vermehrung derselben hat. Die Antwort darauf ist also, jemanden oder eine Firma zu beauftragen, die sich mit Vermögensverwaltung beschäftigt. Da Immobilien einen wichtigen Teil von Vermögenswerten darstellen, schon weil sie als eine der sichersten Anlagen überhaupt gelten und Immobilien aus der Hand der Vorfahren vererbt zu werden pflegen, hat sich eine professionelle Vermögensverwaltung herausgeschält, die sich auf die Verwaltung von Immobilien spezialisiert hat. Das können, ja sollten Immobilien sein, die auch benutzt werden, denn nur so bringen sie Rendite ein. Was die Verwaltung sehr kompliziert. Aber dazu sind die Profis dort ja da. Abgesehen von den eigenen Immobilien kann der Auftraggeber Services auf dem Gebiet der Geldanlage, wie den Einkauf in Immobilienfonds, von seiner Verwaltung bekommen. Wir schildern hier, wie die Aufgabengebiete der Immobilien-Vermögensverwaltung ausgestaltet sind.

1. Vertrauenssache

Es ist klar, dass die Wahl einer kompetenten Immobilien-Vermögensverwaltung entscheidend dafür ist, dass sich das Vermögen im Idealfall weiter vermehrt, statt zu stagnieren oder gar zu schrumpfen. Die Entscheidungen liegen in letzter Instanz jedoch immer beim eigentlichen Besitzer der Vermögenswerte, auch wenn er sich nicht ins Tagesgeschäft einzuschalten wünscht.

Die weitgehende Übertragung von untergeordneten Entscheidungen an den Verwalter machen eine kompetente Beratung wichtig, da sich der Vermögensbesitzer nicht so sehr in die Materie einzuarbeiten pflegt, um selbstständig zu Entscheidungen zu kommen. Er muss sich also auf die Qualität der Präsentation einer Sachlage und der abgeleiteten Entscheidungsmöglichkeiten verlassen können.

Die kompetente Beratung durch den Immobilien-Verwalter ist ein wichtiger Bestandteil seiner Dienstleistung, mitunter ist an dieser Kerneigenschaft seine Effizienz zu messen. Mit Kleinkram möchte ein Vermögensinhaber meist nichts zu tun haben, dazu hat er schließlich eine Verwaltung vorgeschaltet, die ihm die Sorgen und Scherereien vom Hals hält. Nur die ganz wichtigen Grundsatzentscheidungen sollen nach ganz oben durchgelassen werden. Zu welchen Sachfragen nun hat die Immobilien-Vermögensverwaltung Beratung anzubieten und welche Entscheidungen will sie abholen?

2. Aufgabenübersicht

Bei Initialisierung der Geschäftsbeziehung zwischen Immobilienbesitzer und Vermögensverwaltung wurde (hoffentlich) geklärt, über welche Dinge und in welchem Detailgrad der Besitzer involviert zu werden wünscht – während alles andere von ihm ferngehalten wird und von der Vermögensverwaltung autonom entschieden werden kann, wofür sie ein zugesprochenes Budget erhält.

Der Hauptzweck der Immobilienvermögensverwaltung ist neben dem Erhalt der Vermögenswerte schließlich, dem Immobilienbesitzer die nervenaufreibende und zeitintensive Beschäftigung damit zu ersparen. Die Beschäftigung mit dem Unterhalt der Immobilien, die Beschäftigung mit der Akquise von solventen Mietern, die Beschäftigung mit deren Problemen. Ist der Immobilienbesitzer auf Expansion eingestellt, schaut sich die Vermögensverwaltung auch nach neuen Objekten für ihn um, nach den Kriterien des Auftraggebers oder eigenen Vorstellungen von Rentabilität, und empfiehlt ihm den Kauf von geeigneten Immobilien. Die sie dann natürlich auch für ihn verwalten wird.

Im Idealfall erleichtert eine gute Immobilien-Verwaltung dem Besitzer das Leben und sorgt für eine Vermehrung des Reichtums. Dabei orientiert sie sich an den persönlichen Präferenzen ihres Auftraggebers, der zufrieden gehalten werden muss.

3. Mit der Lizenz für alles Machbare und Unmögliche

Also, es geht um den

1. Ankauf aussichtsreicher weiterer Immobilien,
2. die mögliche Veräußerung anderer im Rahmen der Vermögensmehrung,
3. sowie um die komplette Betreuung der im Besitz des Auftraggebers befindlichen Immobilien in kaufmännischer wie technischer Hinsicht.

Ein guter Verwalter besitzt eine Strategie für die weitergehende Entwicklung der ihm anvertrauten Objekte, über die Erfordernisse des Tagesgeschäfts hinaus.

Aber auch das 'Tagesgeschäft' möchte gut und effektiv erledigt werden. Das beinhaltet eine diplomatische Umgangsart mit den unterschiedlichsten Menschen, die sich unter Mietern, Handwerkern, Dienstleistern, Behörden finden mögen. Mit ihnen allen hat der Verwalter in Stellvertretung des Besitzers zu tun, in dem Sinne, dass er die Interessen des Besitzers zu wahren oder durchzusetzen hat. Dafür braucht er Fingerspitzengefühl. Aber auch eine Vollmacht, um anhängige Entscheidungen zu treffen, ohne den Besitzer jedes Mal bemühen zu müssen. Die Freiheiten, die ihm die Vollmacht gibt, legt ihm aber auch die Verantwortung auf, dass sich seine Entscheidungen als vorteilhaft und nicht schädlich erweisen.

4. Zwischen den Stühlen und doch einer Seite verpflichtet

Ein Immobilien-Vermögensverwalter befindet sich im Spannungsfeld zwischen Erwartungen seines Auftraggebers und denen der Verhandlungspartner, Kunden und Mieter auf der anderen Seite. Was selbstverständlich für Konflikte sorgen kann, da die Interessen oft diametral einander gegenübergestellt sind.

Klassisch ist zum Beispiel ein Konflikt zwischen Mietparteien, die nach ordnenden Eingriffen durch die Hausverwaltung rufen, oder die Forderung nach Reparaturen oder Modernisierung, während die Verwaltungsseite die Kosten gering zu halten versucht. Die Immobilien-Vermögensverwaltung beschäftigt oft Hausmeister oder Dienstleister auf diesem Gebiet, um Wartungsarbeiten, Instandhaltung und kleinere Reparaturen an Objekten zeitnah erledigen zu lassen. Das kann so weit gehen, dass der Hausmeisterdienst als Subunternehmer zwischen Verwaltung (und damit letztendlich den Besitzer) und die Mieter oder Pächter geschaltet ist und als deren primärer Ansprechpartner dient. Das betrifft vor allem die technische Seite der Hausverwaltung.

Auf kaufmännischer Seite wird man sich mit Buchführung zu den Stammdaten aller Objekte und Mieter, dem Abschließen vorteilhafter Mietverträge und der Überwachung vertraglich geregelter Vorgänge befassen. Dann ist da noch das weite Feld der Unkosten, der Nebenkostenabrechnung und Erstellen des Umschlags auf die einzelnen Mieter. Ein Forderungsmanagement kann bei Zahlungsverzug hinzukommen.

5. Rechnungswesen zu Objekten

Die Objektverwaltung ist eine Sparte, die sich bei mehreren Objekten noch weiter auffächert auf objektbezogene Buchhaltung, für jede einzelne Immobilie. Wo Dienstleister Rechnungen zu Arbeiten an einem Objekt einbringen, müssen diese überprüft werden. Eine gute Verwaltung baut sich ein Netzwerk an verlässlichen Dienstleistern auf, die für problemlos und zuverlässig gehalten werden können, um an diese vorzugsweise Aufträge zu vergeben.

Bei Mietern selbst gibt es weniger Kontinuität. Die Objektverwaltung muss bei jedem Freiwerden von Wohn- oder Gewerberaum auf die Suche nach geeigneten Mietern gehen, diese auf Solvenz überprüfen und mit ihnen Verträge abschließen. Verlässt ein Mieter ein Objekt, muss die Verwaltung die Abnahme des Mietobjektes überwachen und Mängel ausfindig machen, die zu beseitigen wären. Wie man sich denken kann, ist das jedes Mal ein Seilakt, wo ebenso Diplomatie, Aufmerksamkeit wie Resilienz verlangt sind. Hier pflegen sich oft Auseinandersetzungen anzuschließen, die die Verwaltung für den Eigentümer auszufechten hat.

6. Marketingaufgaben allgemein

Neben der Detailarbeit zu jedem vermieteten Objekt fallen für die Immobilien-Vermögensverwaltung nach Vereinbarung mitunter Arbeiten an, die sich auf das vom Auftraggeber selbst bewohnte Anwesen beziehen, wo also das Fingerspitzengefühl wieder ein ganz anderes zu sein hat. Auch dort gibt es schließlich Gebäudetechnik und vielleicht mal Sanierungsbedarf. Allgemeinerer Art sind Beratungsleistungen zu allen Fragen von Verträgen rund um Immobilien, Finanzierungsfragen oder die Bewertung von Immobilien.

Gibt es entweder etwas zu kaufen oder zu verkaufen, übernimmt die Vermögensverwaltung die Marketing Bemühungen und wählt geeignete Käufer oder Verkäufer aus, setzt die Verträge auf und berät den Auftraggeber hierzu. Sie nimmt ihm aber nie ab, die Entscheidung über sein Vermögen zu treffen. Stellt sich die als Fehlentscheidung heraus, ist die Vermögensverwaltung – bei makelloser Vorarbeit – nicht verantwortlich dafür.

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